19.06.2019

Ошибки в первичке: специальные отметки

Ранее мы писали, что делать, если информация в разных документах первичного учета по одной сделке расходится. В этот раз разберем ситуации, когда неверное проставлены специальные отметки в документе первичного учета.


Ошибка № 1. Нет даты отпуска и получения товара в накладной

Отметка об отпуске и получении товара позволяет определить, когда совершили операцию. Если отметки нет, нужно запросить у контрагента исправленные документы. В противном случае инспекция может снять расходы, как это показано в Постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 01.03.2018 по делу № А27-10709/2017.


Ошибка № 2. Не указан маршрут при перевозке грузов

При перевозке грузов, в том числе опасных, крупногабаритным или тяжеловесным транспортом нужно указывать маршрут в транспортной накладной (раздел 13). Такое правило действует с 22.12.2017 согласно Постановлению Правительства от 12.12.2017 № 1529, приложение 4 к Правилам перевозки (утв. постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272). Если ваша транспортная накладная новым правилам не соответствует, инспекция могут отказать в принятии расходов.


Ошибка № 3. Нет отметок о предрейсовом осмотре водителя

Для путевых листов недавно расширили перечень обязательных реквизитов. Важной частью этого документа является отметка о дате и времени прохождения водителем предрейсовго осмотра. Если таких отметок в документе нет, это станет поводом для инспекции более тщательно проверить расходы, а дополнительные недочеты и ошибки позволят и вовсе снять расходы (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 02.12.2015 № Ф03-5047/2015).


Ошибка № 4. Отсутствует отметка о техосмотре автомобиля

Помимо отметки о предрейсовом осмотре водителя, обязательным реквизитом путевого листа является и отметка о техосмотре автомобиля. Эта ошибка не станет поводом в отказе от вычета, но может вызвать дополнительные вопросы у ФНС (решение Арбитражного суда Амурской области от 08.02.2017 № А04-11153/2016), а также чревата штрафом от ДПС до 30 000 руб. В случае аварии стразовая при отсутствии этой отметки имеет право отказать в выплатах (см. ч. 2 и 3 ст. 12.31.1 КоАП).


Ошибка № 5. Сведения о маршруте недостоверны или вовсе не указаны

С помощью сведений о маршруте транспортного средства можно обосновать расходы на топливо и доказать реальность сделки с контрагентом. Если маршрут не указан или указан меньший, чем был совершен в итоге, это может стать поводом отказать в подтверждении расходов (в случае, если в документах есть другие недочеты, как в решении Арбитражного суда Амурской области от 07.12.2017 по делу № А04-8393/2017). А водителю к тому же могут доначислить НДФЛ – например, был такой прецедент в постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 16.05.2016 № А50-17861/2015.


Ошибка № 6. Не указаны показания одометра

В путевом листе должны быть указаны показания одометра при выезде и возвращении транспорта (подп. 3 п. 6 Порядка, утв. приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152). Инспекторы могут внимательно изучить пробег для проверки реальности поездок, и если появятся сомнением, это может быть поводом для подозрений, что организация уходит от уплаты налогов (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 08.02.2016 № Ф04-54/2015, решение Арбитражного суда Саратовской области от 28.11.2017 № А57-19265/2017).


Ошибка № 7. Отметки о выезде и возвращении в путевом листе

Для каждой поездки в путевом листе должны быть проставлены даты, когда выехал и когда вернулся автомобиль. В противном случае инспекторы могут посчитать, что нет доказательств поездки – а значит, затраты, связанные с ней, не обоснованы. Пример описан в постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 12.02.2018 № А69-498/201.


Ошибка № 8. Не указан номер идентификатора госзаказа

Если вы выполняете государственный контракт, для которого существует идентификатор, его нужно указывать во всех первичных и платежных документах, которые связаны с исполнением контракта: акты приема-передачи, товарные накладные и т.д. Это правила действуют для всех участников сделки: госзаказчика, головные исполнители, соисполнители контракта. Исключение составляют только контракты с государственной тайной.


Ошибка № 9. Не указаны сведения о лице, принимавшем груз

Если в товарной накладной не указаны ФИО и должность приемщика груза, инспекция может решить, что документ не подтверждает фактическое поступление товаров от поставщика к покупателю (определение Верховного суда от 28.01.2016 № 306-КГ15-18697).


Ошибка № 10. Отсутствует ссылка на договор

Если в накладной или в акте нет ссылки на договор, к которому они относятся, это может стать причиной придирок со стороны инспекции. Название и номер договора стоит вписывать в основание, по которому отгружается товар, выполняется услуга или работа. Иначе есть риск, что отстаивать расходы придется в суде, как в случае, указанном в определении Верховного суда от 17.03.2017 № 305-ЭС17-827, постановление Арбитражного суда Московского округа от 22.11.2016 № А40-35275/2016.


Ошибка № 11. Договор указан, но с неверными реквизитами

Если реквизиты договора в документе первичного учета указаны неверно, это может помешать определить, на каком основании отгружены товары (или выполнены работы). Контрагента лучше попросить исправить эти данные (если, например. Дата или номер договора указаны неверно, или указано просто «основной договор». Иногда, как это указано в постановлении Арбитражного суда Московского округа от 23.07.2015 № Ф05-9043/2015, инспекция задает вопросы даже по поводу опечаток.


В следующей статье расскажем, что делать, если что-то не так с формой, подписью или печатью в первичном документе и чем это грозит.


Возврат к списку