Система документооборота в организации: бумажный архив против электронного

Активное развитие высоких технологий, повсеместная компьютеризация и огромное количество бухгалтерских программ пророчит нам полный отказ от бумажных носителей. Однако эксперты утверждают обратное: объемы бумаги в деятельности предприятий растут с каждым годом. Кроме того, бумага по-прежнему сохраняет большую юридическую значимость. Получается, что полный переход на безбумажный документооборот если и произойдет, то еще очень нескоро.

А пока миллионам организаций каждый день так или иначе приходится работать с бумажными документами (структура системы электронного документооборота пока не пришла в их жизнь), а значит терять в огромных пыльных архивах уйму времени.

Представьте: чтобы собрать бумаги по одному контрагенту за долгий срок, бухгалтер тратит 2-3 часа. Идет в архив, ищет нужные документы, расшивает папки, копирует, сшивает папки и только после этого отправляет документы в контролирующие органы.

А что делать, если:

• Контрагент не вернул документы, а на пороге проверка.
• Контрагент отказывался платить, пока вы не покажете документ, подтверждающий отгрузку.
• При налоговой проверке оказывалось, что не все бумаги на месте, приходилось срочно запрашивать их у клиентов.
• Сотрудники не возвращали все оригиналы в архив или не передавали их в бухгалтерию.

Задумайтесь, сколько нервов вы тратите, чтобы разобраться во всем? А ведь можно использовать электронный архив и забыть о ряде проблем навсегда.

Сколько времени тратит бухгалтер, если у него электронный архив?

Вы сможете найти документ за пару кликов. Сканирование и обработка займет всего 4-5 секунд.

Такой функционал есть у программы «Скан-Архив». Уникальность ее в том, что работа ведется сразу в «1С:Предприятии 8». Бухгалтерская программа переводит любой бумажный документ в скан-копию, при этом скан-образы подписанных бумаг автоматически (по штрихкоду или по номеру и дате) прикрепляются к остальным документам прямо в «1С:Предприятие 8». Это упрощает поиск и хранение в несколько раз.

Для создания электронного архива необходимо отсканировать документы и загрузить их, а далее обо всем позаботится программа: отсканирует изображения, извлечет штрихкоды и на их основе найдет все документы в информационной базе, к которым необходимо прикрепить изображение. Бухгалтеру останется только нажать кнопку «Прикрепить», и все электронные копии окажутся в «1С:Предприятие 8».

Если вам срочно нужно загрузить большой объем информации, то мы приготовили специальное видео.

Для сканирования сразу больших пачек предназначены потоковые сканеры, обрабатывающие до 60 листов в минуту (например, Canon DR-M160).

• Проверку полноты возвращенных документов в базе.
• Экономию времени и ресурсов.
• Мгновенный поиск копии любого документа.
• Упорядоченный электронный архив непосредственно в базе «1С:Предприятие 8». С быстрой загрузкой и выгрузкой данных из «1С».
• Минимизацию ошибок.

• нанимать дополнительных сотрудников;
• тратить время на поиск и проверку документов;
• переплачивать за аренду дорогостоящих помещений для хранения;
• постоянно контролировать работу сотрудников.

• легкость внедрения и независимое от контрагентов использование – в отличие от ЭДО;
• не нужно обучать работе с программой большое количество сотрудников – достаточно одного;
• быстрая и легкая первоначальная настройка – занимает 1-2 часа;
• низкая стоимость – сопоставима с зарплатой помощника бухгалтера за 3 месяца работы;
• работа непосредственно в любых конфигурациях «1С»;
• быстрая загрузка и выгрузка из «1С»;
• «Скан-Архив» работает независимо от того, пользуются ли ваши контрагенты электронным документооборотом или нет (в отличие от ЭДО);
• все скан-копии находятся в системе хранения данных, поэтому база не перегружается.

Освободите себя от проблем с документами – ведите электронный архив сразу в «1С:Предприятие 8» с программой «Скан-Архив».