Главная
Новости
Документооборот

Система документооборота в организации: бумажный архив против электронного

Система документооборота в организации: бумажный архив против электронногоАктивное развитие высоких технологий, повсеместная компьютеризация и огромное количество бухгалтерских программ пророчит нам полный отказ от бумажных носителей. Однако эксперты утверждают обратное: объемы бумаги в деятельности предприятий растут с каждым годом. Кроме того, бумага по-прежнему сохраняет большую юридическую значимость. Получается, что полный переход на безбумажный документооборот если и произойдет, то еще очень нескоро.

А пока миллионам организаций каждый день так или иначе приходится работать с бумажными документами (структура системы электронного документооборота пока не пришла в их жизнь), а значит терять в огромных пыльных архивах уйму времени.

внимание

Сколько времени тратит бухгалтер на одного контрагента, если у него бумажный архив?

Представьте: чтобы собрать бумаги по одному контрагенту за долгий срок, бухгалтер тратит 2-3 часа. Идет в архив, ищет нужные документы, расшивает папки, копирует, сшивает папки и только после этого отправляет документы в контролирующие органы.

А что делать, если:

  • Контрагент не вернул документы, а на пороге проверка.
  • Контрагент отказывался платить, пока вы не покажете документ, подтверждающий отгрузку.
  • При налоговой проверке оказывалось, что не все бумаги на месте, приходилось срочно запрашивать их у клиентов.
  • Сотрудники не возвращали все оригиналы в архив или не передавали их в бухгалтерию.
Система документооборота в организации: бумажный архив против электронного

Задумайтесь, сколько нервов вы тратите, чтобы разобраться во всем? А ведь можно использовать электронный архив и забыть о ряде проблем навсегда.

Сколько времени тратит бухгалтер, если у него электронный архив?

Вы сможете найти документ за пару кликов. Сканирование и обработка займет всего 4-5 секунд.


внимание

Какая программа поможет создать электронный архив?

Такой функционал есть у программы «Скан-Архив». Уникальность ее в том, что работа ведется сразу в «1С:Предприятии 8». Бухгалтерская программа переводит любой бумажный документ в скан-копию, при этом скан-образы подписанных бумаг автоматически (по штрихкоду или по номеру и дате) прикрепляются к остальным документам прямо в «1С:Предприятие 8». Это упрощает поиск и хранение в несколько раз.

внимание

Сколько времени нужно для создания электронного архива?

Для создания электронного архива необходимо отсканировать документы и загрузить их, а далее обо всем позаботится программа: отсканирует изображения, извлечет штрихкоды и на их основе найдет все документы в информационной базе, к которым необходимо прикрепить изображение. Бухгалтеру останется только нажать кнопку «Прикрепить», и все электронные копии окажутся в «1С:Предприятие 8».

Если вам срочно нужно загрузить большой объем информации, то мы приготовили специальное видео.

Для сканирования сразу больших пачек предназначены потоковые сканеры, обрабатывающие до 60 листов в минуту (например, Canon DR-M160).

внимание

Что вы приобретете благодаря «Скан-Архиву»?

Система документооборота в организации: бумажный архив против электронного
  • Проверку полноты возвращенных документов в базе.
  • Экономию времени и ресурсов.
  • Мгновенный поиск копии любого документа.
  • Упорядоченный электронный архив непосредственно в базе «1С:Предприятие 8». С быстрой загрузкой и выгрузкой данных из «1С».
  • Минимизацию ошибок.

внимание

Со «Скан-Архивом» вам не придется:

  • нанимать дополнительных сотрудников;
  • тратить время на поиск и проверку документов;
  • переплачивать за аренду дорогостоящих помещений для хранения;
  • постоянно контролировать работу сотрудников.

iconmonstr-check-mark-3-icon-24.png

Основные достоинства «Скан-Архива»:

Система документооборота в организации: бумажный архив против электронного
  • легкость внедрения и независимое от контрагентов использование – в отличие от ЭДО;
  • не нужно обучать работе с программой большое количество сотрудников – достаточно одного;
  • быстрая и легкая первоначальная настройка – занимает 1-2 часа;
  • низкая стоимость – сопоставима с зарплатой помощника бухгалтера за 3 месяца работы;
  • работа непосредственно в любых конфигурациях «1С»;
  • быстрая загрузка и выгрузка из «1С»;
  • «Скан-Архив» работает независимо от того, пользуются ли ваши контрагенты электронным документооборотом или нет (в отличие от ЭДО);
  • все скан-копии находятся в системе хранения данных, поэтому база не перегружается.

Освободите себя от проблем с документами – ведите электронный архив сразу в «1С:Предприятие 8» с программой «Скан-Архив».

девушка.jpg

Возврат к списку

Бесплатная консультация