Ранее мы уже рассказывали, что еще несколько лет назад работы с возвратом документов так таковой и не было – никто этим не занимался. Но бухгалтерия, а точнее бухгалтер Галина, решила внедрить порядок во внутреннем документообороте. Менять процессы в компании просто так нельзя, поэтому для успеха важно было подключить менеджеров из разных отделов.
Менять бизнес-процессы компании в одностороннем порядке нельзя, поэтому теперь мы расскажем, какое участие в этом процессе принимали менеджеры внутри отделов.
Из 100 непереданных документов осталось 3
В каждом отделе назначили ответственного за контроль и учет документов, которые поступают в бухгалтерию. Этот должностной сотрудник получает доступ к базе «1С», куда вносит полученные первичные документы. Было много старых документов, которые менеджеры внесли в базу, но так и не сдали в бухгалтерию. Часто такие документы не возвращались от контрагентов, и их просто теряли.
Сначала мы составили списки документов, которые нужно запрашивать. Контрагентов искали всеми способами: кому-то писали через электронную почту, с другими связывались через Почту России, а некоторых — даже через социальные сети. Настоящая детективная работа. После того как документы собирали, оформляли их по инструкции через реестр и сдавали сотрудникам бухгалтерии, чтобы соблюдать налоговый кодекс.
Юлия, менеджер отдела интернет-проектов, рассказывает:
По новым правилам документ не должен оставаться в отделе. Как только менеджер получает документы, он сразу вносит их в базу «1С» и по реестру лично относит сотрудникам бухгалтерии, подтверждая сдачу. Когда начали работать по новой схеме, обнаружили, что с 2016 года около 100 документов так и не попали в бухгалтерию. Сейчас осталось всего 3 таких документа, и те старые, по которым контрагенты бухгалтерии давно уже закрыты
Дарья, менеджер отдела маркетинга и рекламы, добавляет:
Это уже огромный прогресс по сравнению с прошлым. Теперь нам нужно наладить постоянный возврат документов от сотрудников к бухгалтерии. Для этого установлены четкие инструкции и порядок передачи документов сотрудникам бухгалтерии
Вот как выглядит порядок работы с документами для менеджера:
- Полученные документы вносятся в базу «1С».
- За установленный период документы собираются в пачку.
- Из «1С» распечатывается реестр документов, который входит в пачку.
- Менеджер лично передает документы бухгалтерии вместе с реестром, чтобы исключить их потерю.
- До момента принятия документов бухгалтерией ответственность лежит на должностном сотруднике, который их сдал.
- Бухгалтер сверяет документы с реестром и программой, ставит отметки и принимает документы.
- Все документы оцифровываются с помощью «Скан-Архива», а оригиналы относятся в архив.
- Менеджер в любой момент может получить скан-копию нужного документа через базу «1С», благодаря системе «Скан-Архива».
А зачем это нужно?
Очень важно, чтобы сотрудники понимали, зачем вообще нужен такой строгий контроль по возврату документов бухгалтерии. Это не просто прихоть бухгалтерии или должностного лица, а необходимость. Любая сделка и трата денег требуют подтверждения документами. Например, менеджер по продажам, который хотя бы раз столкнулся с ситуацией, когда из-за отсутствия нужных документов не смог оформить новый договор, больше не будет пренебрегать их возвратом.
Дарья из маркетинга рассказывает:
Нам регулярно напоминают, что документы нужно сдавать вовремя, но наказаний за это пока нет. Ответственность есть, но ограничивается тем, что в копию письма ставят руководителя отдела. Возможно, штрафы введут позже, но пока главное — понимание важности
Юлия подтверждает:
Все сотрудники, не только назначенные должностные лица, должны осознавать ответственность за документы. Ведь если я трачу деньги, я должен закрыть это документами
Чтобы закрепить эту культуру, компания использует разные методы обучения.
- Рассылка информационных писем с инструкциями.
- Обучение от бухгалтерии для всех сотрудников.
- Обязанность кураторов объяснять новичкам, как правильно работать с документами.
- Закрепление ответственности в регламентах компании.
Раньше многие сотрудники не знали, кто их контрагенты и кто за что отвечает. Теперь в компании выстроился единый стандарт и понимание, что контроль первичных документов — дело всей команды, а не только бухгалтерии.
Ищем новые решения
Процесс по возврату документов постепенно стал лучше, но всегда есть место для оптимизации. Например, возникла проблема с компаниями, которым раз в год платят крупные суммы, но акты приходят по частям, и суммы не сходятся. Бухгалтерия знает, как решать такие ситуации, а менеджерам еще нужно учиться.
Юлия рассказывает случай:
Возникла ситуация с компаниями, которым раз в год выплачивается крупная сумма, но акты приходят по выполненным работам на мелкие суммы, и итоговая сумма не всегда совпадает. Например, общая сумма — 100 000 рублей, а пришли два акта на 50 231 и 48 220 рублей. В итоге работы программы не позволяет провести эти акты. Бухгалтерия понимает, как поступать в таких случаях, но мы еще учимся этому. Поэтому обучение и совершенствование процесса возврата документов остаются актуальными»
Тем не менее, благодаря внедренному стандарту контроля документов с «Скан-Архивом» работать стало проще. Менеджеру не нужно просить бухгалтера искать документ — он может сам получить нужный скан из базы «1С». Это экономит время и уменьшает риск ошибок. Если нужно сверить данные в базе и на документе, можно это сделать без возврата оригинала из архива.
Как участие сотрудников влияет на эффективность работы бухгалтерии
Для того чтобы бухгалтерия могла работать без сбоев, очень важно наладить грамотную организацию процессов, связанных с возвратом документов. Именно сотрудники играют ключевую роль в том, как быстро и качественно проходят все этапы документооборота. Когда каждый сотрудник понимает свою ответственность за документы, а процессы организованы четко и понятно, работа бухгалтерии становится более слаженной и прозрачной.
В нашей компании внедрение стандартов и новых инструкций позволило систематизировать все процессы, связанные с обработкой документов. Сейчас сотрудники регулярно обучаются правильному ведению документооборота, учатся быстро и без ошибок сдавать документы в бухгалтерию и следить за сроками возврата. Это снижает количество ошибок и ускоряет обработку документов, что напрямую влияет на эффективность работы всей бухгалтерии и возврата документа.
Слаженная работа сотрудников с документами помогает бухгалтерии своевременно формировать отчеты, правильно вести учет и избегать проблем с налоговыми органами. Каждый сотрудник осознает, что без четкого выполнения своих обязанностей по возврату документов нарушаются важные бизнес-процессы, а бухгалтерия сталкивается с дополнительными трудностями. Поэтому мы уделяем особое внимание развитию культуры ответственности среди сотрудников и совершенствованию процессов возврата, чтобы облегчить работу бухгалтерии.
Понимание и контроль всех этапов процессов документооборота — залог успешной и эффективной работы бухгалтерии. Только слаженная команда сотрудников, ответственных за документы, и четко выстроенные процессы, и своевременные отчеты, обеспечивают стабильность и качество учета на предприятии.
Пример успешной организации документооборота в ЗАО «Агриматко»
ЗАО «Агриматко» — компания с долгой историей и международным опытом, работающая на рынке сельскохозяйственных товаров более 80 лет. Компания представлена в России девятью филиалами и ведет сотрудничество с большим количеством контрагентов по всему миру. При таком масштабном документообороте перед бухгалтерией и должностными лицами стояла непростая задача — организовать эффективный возврат первичных документов и обеспечить контроль за ними.
Ранее процесс поиска и обработки документов между обособленными подразделениями занимал много времени. Должностные сотрудники сталкивались с трудностями при подготовке к встречным проверкам, так как контроль за возвратом документов был недостаточно отлажен, а обмен заверенными скан-копиями не был оптимальным. Это создавало дополнительные сложности для бухгалтерии и нарушало процессы учета.
Для решения этих проблем руководство компании приняло решение внедрить специализированное программное обеспечение, способное автоматизировать процессы учета документов и усилить контроль со стороны должностных лиц. Выбор пал на внедрение программы «Скан-Архив», которая позволила структурировать процессы возврата документов и упростить работу сотрудников бухгалтерии.
Благодаря интуитивно понятному интерфейсу программы, внедрение прошло быстро, а обучение должностных сотрудников не вызвало сложностей. Автоматическое нанесение штрихкодов на экземпляры документов исключило необходимость ручного приклеивания меток, что повысило точность и контроль при учете документов.
Сегодня сотрудники компании ежемесячно обрабатывают через «Скан-Архив» порядка 350 документов, что составляет около 2 250 страниц. Внедрение решения значительно сократило время ожидания возврата документов и упростило поиск нужных сканов. За счет этого процесс подготовки к проверкам стал более прозрачным и оперативным. Усиленный контроль со стороны должностных лиц позволил добиться высокого уровня надежности в работе бухгалтерии.
Заместитель главного бухгалтера Ольга Пушкарева отмечает:
Перед началом работы со «Скан-Архив» потребовалась дополнительная настройка с учетом особенностей наших процессов и должностных обязанностей сотрудников. Этот этап прошел быстро и слаженно. Специалисты ГЭНДАЛЬФ провели обучение наших должностных лиц, обеспечили качественную поддержку и своевременную обратную связь. В результате контроль за документами и взаимодействие между подразделениями значительно улучшились
Опыт внедрения системы контроля документов в ООО «Белый Медведь»
ООО «Белый Медведь» — крупный региональный поставщик сертифицированных автозапчастей для коммерческого транспорта, работающий на рынке Тамбова и области более 10 лет. За это время в бумажном архиве накопилось порядка 300 000 документов, как собственных, так и от контрагентов — поставщиков.
Проблема, с которой столкнулась бухгалтерия и должностные лица компании, заключалась в том, что сотрудники тратили слишком много времени на поиск и сверку документов. Каждый запрос от ФНС на предоставление бумажного документа сопровождался длительными поисками в папках, многочисленными запросами к контрагентам и значительной нагрузкой на должностных сотрудников. Обширный документооборот усложнял контроль за поступлением документов, что отражалось на эффективности работы бухгалтерии и процессов учета.
Для решения этих задач руководство ООО «Белый Медведь» приняло решение осуществить внедрение программы «Скан-Архив», разработанную специалистами ГЭНДАЛЬФ. Эта программа позволила усилить контроль за возвратом документов непосредственно в системе «1С», обеспечила быстрый доступ к электронным копиям документов и упростила массовую выгрузку документов при налоговых проверках.
Внедрение сопровождалось синхронизацией с нетиповой базой «1С: Управление торговлей», что потребовало участия должностных сотрудников для настройки и адаптации процессов. В программу был перенесен бумажный архив за 2017-2018 годы. В базу внесено около 2 500 единиц документов, при этом новые документы вносятся по мере поступления. Это существенно упростило работу сотрудников с документами и повысило оперативность их обработки.
Благодаря внедренной системе сотрудники получили быстрый и удобный доступ к документам, а должностные лица получили возможность контролировать невозвращенные документы — программа выделяет их цветом прямо в «1С». Такой подход позволил оптимизировать процессы учета и повысить эффективность работы бухгалтерии, сократив время на поиск и сверку документов.
Генеральный директор ООО «Белый Медведь» М.С. Домнышев отметил:
Программа однозначно будет полезна компаниям с большим документооборотом. «Скан-Архив» существенно облегчает поиск нужных документов, что особенно важно при срочных запросах со стороны контролирующих органов
В следующей статье расскажем, как бухгалтерия участвует в процессе на возврат документов и какие задачи решает.
