Из чего состоит электронный документооборот, нужен ли он организации, что необходимо сделать, чтобы его организовать в вашей компании? Статья написана с целью ответить на эти вопросы и помочь разобраться во всех нюансах организации электронного документооборота.
Рассмотрим упрощенную версию ЭДО:
- сотрудник составляет документ и подписывает его с помощью электронной цифровой подписи, а затем, с помощью программы, отправляет своему контрагенту через оператора (компанию, которая предоставляет услуги по обмену электронными документами и является гарантом их доставки);
- контрагент, уверенный в правомочности документа благодаря наличию электронной подписи, приступает к обработке;
- завершив обработку, он подписывает документ, если того требует регламент, и передает его обратно через информационную систему.
Эта простая ситуация помогает выделить 5 основных моментов, без которых организация электронного документооборота не может состояться:
- внутренний регламент;
- электронная подпись;
- подписание соглашения с контрагентами;
- программный продукт для ЭДО;
- оформление договора с оператором.
- Внутренний регламент следует составить в первую очередь. В нем оговариваются условия прохождения документации внутри вашей компании, чтобы очевидное преимущество ЭДО – его скорость – не стала недостатком и причиной образования хаоса.
Основная задача здесь – избавиться от многоэтапного согласования и установить список документов, с которым должен работать каждый отдел. В этом случае сотрудники не будут тратить время на чтение информации, предназначенной другому лицу.
- Электронная подпись (ЭП) – обязательное требование для организации электронного документооборота согласно Федеральному закону от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
Электронная подпись может быть 3-х видов: простая (помогает определить автора), усиленная (имеет дополнительную возможность проверить документ на наличие изменений) и усиленная квалифицированная (ко всему прочему имеет сертификат от аккредитованного центра).
- Соглашение об обмене документами с контрагентом – без него организация электронного документооборота также не может обойтись. Его можно заключить на любое время в виде самостоятельного договора, или добавить к уже существующему.
Соглашение обязательно должно указывать:
- вид применяемой ЭП;
- очередность подписания документов;
- факт признания документов с электронной подписью равнозначными подписанным вручную.
- Программное обеспечение для обмена – то, без чего организация электронного документооборота не может быть завершена.
Если ваша компания ведет учет в «1С», обратите внимание на решение, интегрированное с «1С:Предприятием» – «1С-ЭДО» . Расширив возможности «1С», вы сможете не только отправлять и принимать документы, но и автоматически формировать входящие в базе «1С» – бухгалтеру останется только нажать кнопку «провести».
Более того, выбрав программу, которая отвечает вашим требованиям, вы избавите себя от мучительного выбора среди более чем 300 операторов, так как с определенной программой работает соответствующий оператор.
3 преимущества использования программы в связке с «1С»:
- вся работа ведется в привычном интерфейсе «1С:Предприятия 8» и не требует дополнительного обучения;
- нет необходимости отдельно устанавливать и обновлять программу оператора ЭДО или работать на его веб-ресурсе;
- поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и другими документами – накладными, актами, счетами, заказами и т.д.
- Подписание договора с оператором ЭДО – следующий элемент организации электронного документооборота, если вы еще не определились с выбором программного обеспечения. Прежде чем сделать свой выбор, постарайтесь получить ответы на следующие вопросы:
- Из чего складывается цена? Задайте этот вопрос нескольким операторам, узнайте от чего она зависит и как можно ее изменять.
- К какому оператору подключены ваши контрагенты? Узнайте, кто из ваших партнеров уже подключен к ЭДО, чьи услуги он использует. Идеальным станет вариант подключения всех контрагентов к 1 оператору, но выполнить это условия крайне сложно, поэтому лучше использовать роуминг.
- Есть ли возможность подключения роуминга? Готов ли оператор обеспечить вам связь с контрагентом, выбравшим другого поставщика связи?
- Сколько лет компания-оператор на рынке? Обратите внимание на этот пункт, потому что в его обязанности входит не только передача информации, но и защита конфиденциальности ваших данных.
- Скорость технической поддержки? Потому что этот вопрос станет для вас критически важным в момент возникновения неполадок или срочных вопросов.
Что делать с бумажным архивом?
Конечно, нельзя полностью отказаться от бумаг, потому что не каждый контрагент готов перейти на ЭДО, да и не все документы можно перевести в электронный вид: оформление листков нетрудоспособности и передача товарно-транспортных накладных все еще невозможна без бумажных носителей.
Оптимальным вариантом гармоничного сочетания работы с бумажными и электронными документами является создание электронного архива бумажных документов. Для пользователя «1С» будет интересна программа «Скан-Архив», которая позволит прикреплять скан-копии документов в базу «1С», распознавая их по ключевым показателям.
«Скан-Архив» позволит вам:
- создать упорядоченный электронный архив бумажных документов;
- обеспечить мгновенный поиск нужного документа по заданным параметрам;
- сохранить важную документацию при чрезвычайных ситуациях (залитие, пожары, кражи);
- контролировать наличие документа в архиве и минимизировать риск штрафов при проверках.
Поэтому, если вы хотите оптимизировать ваш документооборот и сделать его своим конкурентным преимуществом, используйте как ЭДО, так и технологию переноса бумажных документов в «1С», которая быстро станет неотъемлемой частью работы вашего офиса.
