Главная
Новости
Документооборот

Проверка первичных бухгалтерских документов: памятка для бухгалтера

Для вас мы подготовили емкую и практичную памятку по проверке документов от контрагентов. Следуя инструкции, вы не пропустите ни одного важного момента.

Проверка первичных документов: 5 главных шагов

1. Проверка обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9, 402-ФЗ:

  • наименование;
  • дату составления;
  • наименование организации;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
  • подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Документ, предоставляемые контрагентом, не принимается к учету, если хотя бы один из вышеперечисленных реквизитов отсутствует. Необходимо связаться с поставщиком и просить переделать документ.

2. Проверка соответствия наименования:

  • продавца и покупателя – учредительным документам
  • товара – договору поставки
  • работ (услуг) – договору на выполнение работ, оказание услуг.

При обнаружении ошибки в наименованиях документ к учету не принимать. Необходимо еще раз запросить бумаги у контрагента в исправленном виде.

3. Проверка суммы НДС и цены товара с учетом НДС

При обнаружении арифметической ошибки документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать исправленную версию.

4. Проверка заполнения документации при выставлении УПД

Если поставщик выставляет УПД, документ должен быть заполнен с учетом рекомендаций, приведенных в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 № ММВ-20-3/96.

5. Проверка формы накладной

Некоторые поставщики составляют товарную накладную по своей утвержденной форме. Форма накладной указана в договоре. Если в накладной заполнены все обязательные реквизиты, документ можно принимать к учету.

Хотите контролировать документы по новому стандарту в «1С»?

Смотрите запись вебинара «Новый стандарт контроля финансовых документов в «1С».

Будет полезно всем, кто:

  • работает в организации с большим документооборотом;
  • отвечает за контроль входящих и исходящих документов;
  • тратит на подготовку к встречной проверке больше 30 минут;
  • задерживает сроки сдачи отчетности и отправки пояснений из-за долгого сбора нужных документов.

Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах

Существуют различные способы проверки в первичных бухгалтерских документах, несмотря на это, способы исправления зависят именно от вида нарушения, которое было найдено.

В ходе проверки может выяснится, что совершаемая операция экономически не обоснована, либо нарушает законодательство. В таком случае операцию могут отменить, а первичные документы по ней изъять.

Если в ходе проверки первичной бухгалтерской отчетности будет найдена ошибка в расчетах, либо неточность в расчетах, ее можно откорректировать. При этом, важно помнить, чтобы исправить первичную бухгалтерскую документацию, необходимо его повторно заверить подписями тех, кто его изначально составил.

Обратите внимание: есть такие документы первичного учета, где просто так ошибку исправить не выйдет. Например, нельзя исправлять кассовую и банковскую документацию. Если в ходе проверки такой первички были выявлены неточности, их следует заменить на новые. Такой способ, к слову, допустим в отношении любых первичных бухгалтерских документов.

Какой бы способ корректировки первичных бухгалтерских документов вы не использовали, нельзя применять способы, «маскирующие» ранее допущенную ошибку. Такие, как корректор, подчистка или ластик.

Когда ошибка найдена и исправлена в первичном документе, имеющем несколько экземпляров, обязательно необходимо внести корректировки во все его версии одинаково. Если копии бухгалтерских документов будут отличны друг от друга, они потеряют юридическую силу.

Когда исправленная бумага уже принят к бухгалтерскому учету, необходимо сделать корректировки в проводках. Существует два способа внесения таких изменений:

  • Можно использовать дополнительную проводку. Такое допустимо в случае, если в целом документ составлен верно, но в нем указана меньшая сумма.
  • В случае, когда бумага в принципе не верно заполнен, он отменяется. Чтобы получить правильный вариант, производят новую операцию.
Не всегда ошибки в бухгалтерских документах получается выявить сразу. Это может случиться с существенной задержкой, когда придется вносить корректировки не только в первичный документ, но и в отчетность. Сложность данного предприятия полностью зависит от того, насколько допущенная ошибка была существенной, а также, было утверждение данного отчета собственниками.

Кто несет ответственность за ошибки в первичных бухгалтерских документах

Как мы уже знаем, первичные документы чаще всего подписывают сотрудники, работающие непосредственно на местах. Ответственность за ошибки при этом ложиться, как правило, на руководителя. Считается, что руководитель организации, в той или иной степени, обязан владеть азами бухгалтерского учета, а также знать стандарты и требования, установленные законодательством на этот счет.

Конечно, в организации есть бухгалтер, иные сотрудники, призванные осуществлять контроль документов, однако ответственность за организацию учета в целом все равно несет руководитель.

Бухгалтера или обычного сотрудника конечно также могут наказать. Это случается реже, и вот почему. Чтобы привлечь к ответственности за ошибку в первичных документах бухгалтера или сотрудника, необходимо доказать, что данная ошибка была допущена умышленно. С целью хищения или получения иной корыстной выгоды.

Как существенно снизить количество ошибок в первичных документах

Сперва давайте разберемся в природе возникновения расхождений и неточностей в первичных бухгалтерских документах. Чаще всего причинами становится большое количество однотипных бумаг, проходящих через ответственное лицо. Иногда, чтобы заполнить документ правильно, необходимо свериться с другим документом, которого под рукой может не быть. В условиях производства, найти нужную бумагу не всегда получается. Как следствие, возникают неблагоприятные условия.

Что делать в подобной ситуации?

Современные компании выбирают, в качестве решения данной проблемы, переход на электронный архив документов «Скан-Архив». В чем его преимущества:

  • Скорость обработки данных. Бумаги можно сканировать пачкой, а система сама распознает их.
  • Точность. «Скан-Архив» – умная система. Она точно определит документ туда, где вы сможете его найти в считанные секунды.
  • Надежность. Используя «Скан-Архив» вы можете быть уверенны, не один документ не будет утерян.

Эти и многие другие преимущества позволяют оптимизировать работу организации, как следствие, свести количество допускаемых ошибок в документах к минимуму. Компания «ГЭНДАЛЬФ» проводит бесплатные консультации по внедрению системы «Скан-Архив», запишитесь на нее сейчас и получите всю информацию из первоисточника.

Заинтересованы в создании электронного архива?
Получите бесплатную консультацию о внедрении данного решения

Вывод

Первичный документ является основой ведения всего бухгалтерского учета в организации. От того, насколько верно ведутся эти документы, зависит в конечном итоге то, какие финансовые результаты компания получит. Мы наглядно продемонстрировали, почему этот тезис является верным. Работе с первичной документацией следует уделять особое внимание.

Возврат к списку

Бесплатная консультация