Порядок проведения проверки первичных бухгалтерских документов – важная часть работы бухгалтера. Мы подготовили чек-лист, который поможет вам пройти все этапы проверке первички. Следуя инструкции, вы не упустите ничего важного.
Первичные документы и их проверка в 3 этапа
Первичные документы нужны для подтверждения факта какой-либо хозяйственной деятельности предприятия. Эти документы необходимы для внутреннего и внешнего контроля, аудита финансовой отчетности. Считается, что операция или транзакция не совершены, пока нет первичного документа по ним.
1 этап проведения проверки первичных документов
Проверка документа по существу. В ходе этого этапа проверяют общую экономическую целесообразность хозяйственной операции, ее законность. В случае, если проверяющий находит ошибки на этом этапе, первичный документ передают главному бухгалтеру на более тщательную проверку.
2 этап
Если все законно и целесообразно, документ попадает на этап формальной проверки. Здесь необходимо убедиться в правильности всех реквизитов, бланков установленного образца и прочим формальным деталей.
3 этап
Заключительный этап проверки состоит из нескольких действий:
- группировка документов. Распределение документов в отдельные папки для удобства дальнейшей обработки;
- арифметическая проверка. Проверка всех числовых показателей;
- таксировка. Этап, на котором любые натуральные измерения переводятся в денежный эквивалент;
- контировка. Проставление корреспонденции бухгалтерских счетов.
Проверка первичных документов: 5 главных шагов
1. Проверка обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9, 402-ФЗ:
- наименование;
- дату составления;
- наименование организации;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- денежная стоимость (или иной эквивалент) факта, обозначенного в первичном документе;
- наименования должностей сотрудников, которые проводят сделку или отвечают за иной факт, закрепленный первичным документом;
- идентификационные данные сотрудников, указанных в пункте выше (подписи, иные необходимые сведения).
Если контрагент прислал вам документ, в котором отсутствует что-то из перечисленного выше, не принимайте этот документ к учету. Необходимо связаться с поставщиком и просить переделать документ.
2. Проверка соответствия наименования:
- продавца и покупателя – учредительным документам
- товара – договору поставки
- работ (услуг) – договору на выполнение работ, оказание услуг.
Если в наименованиях допущена ошибка, не принимайте такой документ к учету. Направьте контрагенту запрос на новые исправленные документы.
3. Проверка суммы НДС и цены товара с учетом НДС
При обнаружении арифметической ошибки документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать исправленную версию.
4. Проверка заполнения документации при выставлении УПД
Если поставщик выставляет УПД, документ должен быть заполнен с учетом рекомендаций, приведенных в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 № ММВ-20-3/96.
5. Проверка формы накладной
Некоторые поставщики составляют товарную накладную по своей утвержденной форме. Форма накладной указана в договоре. Если в накладной заполнены все обязательные реквизиты, документ можно принимать к учету.
Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах
Существуют различные способы проверки в первичных бухгалтерских документах, несмотря на это, способы исправления зависят именно от вида нарушения, которое было найдено.
В ходе проверки может выяснится, что совершаемая операция экономически не обоснована, либо нарушает законодательство. В таком случае операцию могут отменить, а первичные документы по ней изъять.
Если в ходе проверки первичной бухгалтерской отчетности будет найдена ошибка в расчетах, либо неточность в расчетах, ее можно откорректировать. При этом, важно помнить: чтобы исправить первичную бухгалтерскую документацию, необходимо его повторно заверить подписями тех, кто его изначально составил.
Обратите внимание: есть такие документы первичного учета, где просто так ошибку исправить нельзя. Например, кассовую и банковскую документацию. Если в ходе проверки такой первички были выявлены неточности, их следует заменить на новые. Такой способ допустим в отношении любых первичных бухгалтерских документов.
Какой бы способ корректировки первичных бухгалтерских документов вы не использовали, нельзя применять способы, «маскирующие» ранее допущенную ошибку. Такие, как корректор, подчистка или ластик.
Когда ошибка найдена и исправлена в первичном документе, имеющем несколько экземпляров, обязательно необходимо внести корректировки во все его версии одинаково. Если копии бухгалтерских документов будут отличны друг от друга, они потеряют юридическую силу.
Когда исправленная бумага уже принята к бухгалтерскому учету, необходимо сделать корректировки в проводках. Существует два способа внесения таких изменений:
- Можно использовать дополнительную проводку. Такое допустимо в случае, если в целом документ составлен верно, но в нем указана меньшая сумма.
- В случае, когда бумага не верно заполнена, она отменяется. Чтобы получить правильный вариант, производят новую операцию.
Не всегда ошибки в бухгалтерских документах получается выявить сразу. Это может случиться с существенной задержкой, когда придется вносить корректировки не только в первичный документ, но и в отчетность. Сложность данного действие полностью зависит от того, насколько допущенная ошибка была существенной, а также, было утверждение данного отчета собственниками.
Кто несет ответственность за ошибки в первичных бухгалтерских документах
Первичные документы чаще всего подписывают сотрудники, работающие непосредственно на местах. Ответственность за ошибки при этом ложиться, как правило, на руководителя. Считается, что руководитель организации, в той или иной степени, обязан владеть азами бухгалтерского учета, а также знать стандарты и требования, установленные законодательством на этот счет.
Конечно, в организации есть бухгалтер, иные сотрудники, призванные осуществлять контроль документов, однако ответственность за организацию учета в целом все равно несет руководитель.
Бухгалтера или обычного сотрудника конечно также могут наказать. Это случается реже, и вот почему. Чтобы привлечь к ответственности за ошибку в первичных документах бухгалтера или сотрудника, необходимо доказать, что данная ошибка была допущена умышленно. С целью хищения или получения иной корыстной выгоды.
Однако большинство первичных документов заполняются не бухгалтерами, а иными сотрудниками. В этом случае, если доказан факт того, что сотрудник нарушил инструкции бухгалтера и допустил ошибку, то бухгалтер от ответственности освобождается.
Причины возникновения ошибок в первичных документах
Часто ошибки возникают при банальных неверных расчетах, они носят арифметический характер и купируются путем простого пересчета. Есть технические ошибки, они возникают, как правило, в ходе переноса данных из одного документа в другой вручную, либо при переносе данных из первичного документа в реестры.
Пример распространенной ошибки в первичном документе и её исправление
ПРИМЕР 1. Бухгалтер ООО «Ромашка» 5 декабре 2022 года обнаружил, что стоимость услуг по оснащению фирмы новым ПО, оказанных ООО «РосОборудование» в апреле того же года, отражена в бухгалтерском учете в сумме 50 000 рублей вместо 60 000 рублей (без учета НДС). То есть сумма хозяйственной операции ошибочно занижена на 10 000 рублей.
Для исправления ошибки 14 сентября в бухгалтерском учете была сделана проводка:
ДЕБЕТ 25 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 10 000 рублей – учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2022 года.
Как избежать ошибок в первичных документах
Сперва давайте разберемся в природе возникновения расхождений и неточностей в первичных бухгалтерских документах. Чаще всего причинами становится большое количество однотипных бумаг, проходящих через ответственное лицо. Иногда, чтобы заполнить документ правильно, необходимо свериться с другим документом, которого под рукой может не быть. В условиях производства, найти нужную бумагу не всегда получается. Как следствие, возникают неблагоприятные условия.
Что делать в подобной ситуации?
Современные компании выбирают, в качестве решения данной проблемы, переход на электронный архив документов «Скан-Архив». В чем его преимущества:
- Скорость обработки данных. Бумаги можно сканировать пачкой, а система сама распознает их.
- Точность. «Скан-Архив» – умная система. Она точно определит документ туда, где вы сможете его найти в считанные секунды.
- Надежность. Используя «Скан-Архив» вы можете быть уверенны, не один документ не будет утерян.
Эти и многие другие преимущества позволяют оптимизировать работу организации, как следствие, свести количество допускаемых ошибок в документах к минимуму.
ГЭНДАЛЬФ проводит бесплатные консультации по внедрению программы «Скан-Архив», запишитесь на нее сейчас и получите всю информацию из первоисточника.
