Рывок к автоматизации: сельскохозяйственные компании повышают свою конкурентоспособность

Глава Минсельхоза Александр Ткачев уже отметил в интервью Forbes, что сельскохозяйственная отрасль в России готова к снятию санкций:

«В целом отрасль готова к отмене санкций. Главное, продолжать работу над снижением издержек и увеличивать производительность труда, чтобы наши продукты были более конкурентоспособными»

И, хотя премьер-министр Российской Федерации Дмитрий Медведев рассказал о том, что продовольственные санкции, действующие в отношении западных стран, в ближайшее время снимать не планируется, в сельскохозяйственном секторе на данный момент наращивают конкурентные преимущества. Дмитрий Медведев

«Ограничения по ввозу импортной продукции — сырья и продовольствия — в Россию сохраняются, поэтому мы работаем абсолютно спокойно. Наши партнёры не прилагают никаких усилий для того, чтобы мы свою позицию поменяли. Давайте их не будем разочаровывать — нам от этого только лучше», — заявил глава Кабмина на заседании коллегии Минсельхоза 7 апреля 2017 года.

Однако одной из выявленных внутренних проблем для таких предприятий стал большой поток входящей и исходящей документации. Это мешает успешно и быстро проходить аудиторские и налоговые проверки, а также увеличивает временные затраты на поиск документов в архиве. Однако некоторые сельскохозяйственные компании нашли решение: качественная автоматизация документооборота.

Так, компания «АМИЛКО» одной из первой в своем секторе перешла на использование электронного архива с использованием программы «Скан-Архив». Компания является крупнейшей производственной площадкой по глубокой переработке зерна кукурузы и выпуску различных видов крахмалов, сахаристых продуктов, высокобелковых кормов. Доля продукции предприятия составляет около 20% по всем крахмальным сиропам, производимым в России.

Одной из проблем, которая тормозила выход компании на новый уровень, стало большое количество бумажной документации – около 1000 документов в месяц, которые необходимо приводить в порядок и быстро находить при подготовке к проверке.

Поэтому руководство компании приняло решение автоматизировать документооборот с помощью создания электронного архива в учетной программе «1С». Из всех решений электронного архива они выбрали программу «Скан-Архив».

Программист ООО «Амилко» А. В. Кондратьев пояснил, почему:

«Скан-Архив» заинтересовал нас, потому что позволяет обеспечить полный контроль возврата документов и быстро находить документы при проверках. Пользуемся программой уже 9 месяцев, в месяц через наш офис проходит около 1000 документов – все архивируем с помощью «Скан-Архива» и храним в «1С». Советуем «Скан-Архив» организациям с большим объемом документов и тем, кому важен быстрый поиск и порядок в документах».

Другие предприятия, использовавшие это решения, также отметили плюсы электронного архива. Бухгалтер ООО «Евралис Семанс Рус», одного из лидеров на европейском рынке высококачественных семян кукурузы и подсолнечника, С.В. Брык отметила, что «программа удобна в использовании и помогает сэкономить порядка 20-30% времени на поисках документов». В ООО «ГЕРМЕС-АГРО-ПАРТНЕР», основным видом деятельности которой является торговля оптовая зерном, необработанным табаком, семенами и кормами для сельскохозяйственных животных, заинтересовались программой потому, что она «позволяет обеспечить контроль возврата документов и быстрый поиск документов при проверках».

Крупные оптовики в сельскохозяйственном секторе действительно оценили то, как программа помогает сокращать издержки предприятия. Главную роль при выборе программы для электронного архива обычно играет возможность быстрого поиска необходимых документов в базе «1С», где ведут учет многие компании. Если приходит запрос документов от контрагентов или налоговой, не приходится бросать все силы бухгалтерии на поиск нужных бумаг: достаточно вбить нужные параметры в поиск.

Например, об этом пишет главный бухгалтер ООО «Лучший Продукт ТД», А. А. Давыденко:

«Наша организация занимается торговлей, также есть склад продуктов питания, в связи с чем через бухгалтерию проходит большое количество документов – не менее тысячи в месяц. Раньше мы справлялись такими объемами самостоятельно, но приобрести «Скан-Архив» решили, когда у нас начались вторичные проверки. Нам приходилось перерывать архив в поисках документов, подписанных клиентами. После внедрения программы все новые документы хранятся в электронном виде – это сократило трудозатраты на поиск документов минимум на 1 день и значительно освободило пространство в офисе».

В целом, опыт этих предприятий позволяет выделить следующие плюсы создания электронного архива:

Экономия порядка 20-30% времени на поиске документов.
Оперативная подготовка к проверкам.
Обеспечение полного контроля возврата документов.
Ускорение подготовки к вторичным проверкам.
Освобождение пространства в офисе.

Эти преимущества позволяют сосредоточить ресурсы предприятия на более важных задачах и тем самым повысить его конкурентоспособность. Подробнее об опыте внедрения программы «Скан-Архив» в других отраслях можно прочитать здесь.