30.03.2018

Как электронный документооборот в организации может сэкономить деньги?

По статистике, бухгалтер тратит 2/3 своего рабочего времени на поиски нужных бумаг. Многим знакома проблема утери необходимых документов, что ведет за собой срыв сроков и потерю клиентов. А на все это влияет документооборот в организации.

Когда архив представлен только в бумажном виде, схема документооборота в организации выглядит таким образом: после завершения хозяйственной операции бухгалтер вводит первичку (накладные, ТОРГ-12 и т. д.) в учетную систему. Затем он все распечатывает и отправляет контрагенту (почтой или курьером). Получив их, контрагент сверяет данные, переносит в учетную систему, заверяет и возвращает отправителю.


Таким образом, ведение документооборота в организации включает целый набор задач:

Именно поэтому электронный документооборот в организации стал так популярен. Он значительно экономит время сотрудников и деньги компании.

При внедрении СЭД, системы электронного документооборота, в компании происходит:

Как полностью автоматизировать систему: от обмена договорами до автоматического ввода бумажных накладных? Ответом станет комплексный подход внедрения программ:


Для обмена документами. Она позволяет сформировать, подписать и отправить пакет документов в три касания. Электронный документооборот между организациями исключает вероятность несоответствий с данными контрагента и сокращает расходы на материалы и курьерскую отправку.


Для автоматического ввода первички. Она экономит время для решения профильных задач. Вместо механической работы по переносу данных он сканирует накладную, а программа распознает ее и загружает в учетную систему. Это решение уменьшает количество ошибок и снижает риск получения штрафа при налоговой проверке.


Для ведения электронного архива. Она избавляет от часовых поисков, позволяет организовать порядок с мгновенным доступом к нужному файлу, это значительно облегчает учет документооборота в организации. Дополнительные метки помогают контролировать возврат отправлений.


Более 90% российских компаний используют программные продукты «1С» для ведения документооборота в организации. Например, переносить копии бумажных документов в учетную систему, получить к ним мгновенный доступ и помечать отсутствующие поможет программа «Скан-Архив». Ввод трехстраничного документа с этой программой будет занимать всего 1 минуту, причем программа не допускает ошибок, в отличие от ручного ввода. Все обновления «1С» будут проходить в штатном режиме, а на возникшие вопросы вам ответят разработчики.

Таким образом, чтобы успешно автоматизировать документооборот, подходите к нему комплексно: каждая новая программа должна корректно взаимодействовать с вашей учетной системой. В этом случае вы сократите издержки на расходные материалы и почтовые отправки, а вашим сотрудникам не придется учиться работе в новой программе.

Возврат к списку

Бесплатная консультация